ERP Yazılımı Fiyatları ve Maliyet Kalemleri

Danışmanlık verdiğim işletmelerin ilk sorusu neredeyse her zaman aynı oluyor: "Bu iş bize kaça patlar?" Dürüst cevap şu: piyasada aynı "ERP" etiketiyle satılan ürünler, küçük bir ön muhasebe kurulumundan kapsamlı bir üretim sistemine kadar çok geniş bir aralıkta fiyatlanır. Bu makas keyfi değil; fiyatı işletmenizin kendi gerçekleri belirler. Bu yüzden ciddi bir firma size baştan tek bir rakam dayatmaz, önce ihtiyacınızı anlamak ister.

Amacım burada bir liste fiyatı vermek değil; teklif topladığınızda elmayı elmayla kıyaslayabilmeniz. Çünkü ERP alımında en pahalı hata, ucuz görünen ama işinizi karşılamayan bir programı alıp bir yıl sonra baştan başlamaktır.

ERP fiyatını belirleyen faktörler

Aynı yazılımın iki farklı işletmeye verdiği teklif neden bu kadar farklı olabiliyor? Fiyatı oluşturan altı ana değişken var ve bunların hepsi sizin tarafınızdaki gerçeklerle ilgili — satıcının insafıyla değil.

• Kullanıcı sayısı. Fiyatlandırmanın en yaygın ekseni. Aynı anda sisteme girecek 3 kişi ile 25 kişi arasında ciddi fark var. Bazı firmalar eş zamanlı (concurrent), bazıları isimli (named) kullanıcı üzerinden sayar; bu ayrım tek başına maliyeti belirgin biçimde değiştirir.
• Modül kapsamı. Yalnızca ön muhasebe ve cari mi istiyorsunuz, yoksa stok, üretim (MRP), CRM, insan kaynakları da mı devrede olacak? Her modül fiyata eklenir.
• Lisans modeli. Bulut aboneliği (SaaS) mi, süresiz lisans mı? Bu, maliyetin zamana yayılışını tamamen değiştirir.
• Kurulum ve özelleştirme derinliği. Standart kurulumla mı ilerliyorsunuz, yoksa kendi süreçlerinize özel geliştirme, ekran, rapor mu istiyorsunuz? Özelleştirme, çoğu projede lisanstan daha büyük bir kalem hâline gelir.
• Veri aktarımı. Cari kartlar, stok listesi, açık bakiyeler eski sistemden nasıl taşınacak? Temiz ve düzenli veriniz varsa kolay; dağınıksa ciddi emek demek.
• Eğitim ve destek seviyesi. Standart telefon desteği mi, yoksa yerinde eğitim ve öncelikli destek paketi mi?

Neden hazır bir liste fiyatı yok?

Yukarıdaki altı değişken her işletmede farklı birleştiği için, rafta duran sabit bir ERP fiyatı yoktur. Size anlamlı bir rakam ancak kendi kullanıcı sayınız ve gerçekten kullanacağınız modüller belirlendikten sonra çıkar. Bu yüzden en sağlıklı yol, ihtiyacınızı netleştirip iki-üç firmadan aynı kapsamda, kalemlere ayrılmış teklif almaktır.

Maliyetin zamana yayılışını belirleyen asıl tercih ise lisans modelidir. Bulut aboneliğinde düşük bir başlangıçla girer, her ay ödersiniz; sunucu, yedekleme ve güncelleme genelde fiyata dahildir. Süresiz lisansta tek seferde daha büyük bir ödeme yapar, yazılım sizin olur; ama sunucu maliyeti, yıllık bakım ve güncelleme anlaşması ayrı gelir. Hangisinin size uygun olduğunu bulut ERP mi yerel kurulum mu ve SaaS mı süresiz lisans mı karşılaştırmalarında ayrıntısıyla ele aldık.

Tekliflerde görünmeyen gizli maliyetler

Asıl sürprizler lisans satırında değil, onun altında saklı olanlarda çıkar. Yıllar içinde işletmelerin "bunu hesaba katmamıştık" dediği kalemler şunlar:

• e-Dönüşüm entegratör bedeli. e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye için çoğu senaryoda bir özel entegratörle çalışırsınız ve bu, kontör/kontenjan başına ayrı bir ücrettir. ERP fiyatına dahil sanılır ama genelde ayrıdır. Mali mühür başvurusu da ayrı bir kalemdir. Bu tarafı e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye entegrasyonu yazısında detaylandırdık; zorunluluk kapsamında olup olmadığınızı GİB e-dönüşüm zorunlulukları yazısından kontrol edin.
• Kullanıcı artışı. Bugün az kullanıcıyla başlarsınız, bir yıl sonra ekip büyür. Ek kullanıcı fiyatını baştan sorun; bazı firmalarda ilk paket cazip, ek kullanıcı pahalıdır.
• Özel rapor ve geliştirme. "Şu raporu da ekleyelim" cümlesi masumdur ama her özelleştirme adam/gün ücretiyle faturalanır. Standart üründe olmayan her isteğin bir bedeli vardır.
• Yıllık bakım ve güncelleme. Süresiz lisansta genelde lisans bedelinin belli bir yüzdesi kadar yıllık bakım anlaşması gelir. Bunu ilk yıl bütçesine değil, tekrarlayan gidere yazın.
• Sunucu ve altyapı. Yerel kurulumda sunucu, yedekleme, güvenlik ve gerektiğinde bir BT desteği maliyeti işletmenin üzerindedir.
• Verimlilik kaybı dönemi. Canlıya geçişin ilk birkaç haftasında ekip yeni sisteme alışırken bir tempo düşüşü olur. Bu doğrudan fatura edilmez ama gerçek bir maliyettir; geçişi yoğun sezona denk getirmeyerek yönetebilirsiniz.

Teklif alırken sormanız gereken sorular

İyi hazırlanmış bir alıcı, satıcıyı da dürüst fiyatlamaya iter. Teklif masasına oturmadan önce her firmaya aynı soruları sorun; cevapları yan yana koyduğunuzda gerçek farkı görürsünüz.

1. 1

   Fiyat tam olarak neyi kapsıyor?

   Lisans, kurulum, veri aktarımı, eğitim, ilk yıl bakım — hangisi dahil, hangisi ayrı? Kalem kalem yazılı isteyin.

2. 2

   Kullanıcı sayarken hangi yöntem kullanılıyor?

   Eş zamanlı mı isimli kullanıcı mı? Ek kullanıcının birim fiyatı ne? Bu iki cevap, büyüdüğünüzde ödeyeceğinizi belirler.

3. 3

   e-Dönüşüm nasıl faturalanıyor?

   Entegratör bedeli fiyata dahil mi, kontör başına mı ödenecek? Aylık fatura hacminize göre yıllık maliyeti hesaplattırın.

4. 4

   Özelleştirme ve rapor talebi nasıl ücretlendiriliyor?

   Adam/gün ücreti nedir? Standart üründe olmayan bir istek çıktığında süreç ve fiyat nasıl işliyor?

5. 5

   Sözleşme sonunda veri bende mi kalıyor?

   Ayrılmaya karar verirseniz verilerinizi eksiksiz ve kullanılabilir formatta dışa aktarabiliyor musunuz? KVKK açısından veriniz nerede tutuluyor?

Bu soruların tümüne net, yazılı yanıt veren bir firmayla ilerlemek; muğlak "hallederiz" cevaplarıyla geçiştiren bir firmadan her zaman daha güvenlidir. Fiyat kadar, fiyatın nasıl kurulduğunu açıklama biçimi de tedarikçi hakkında bilgi verir.

Ucuz ile pahalı arasında karar verirken

En düşük teklif çoğu zaman en dar kapsamlı tekliftir — eksikler sonradan ek fatura olarak döner. En pahalı teklif de her zaman en iyisi değildir; ihtiyacınız olmayan modüller için para ödüyor olabilirsiniz. Doğru soru "en ucuzu hangisi?" değil, "işimin bugünkü ve iki yıl sonraki halini en az sürprizle karşılayan hangisi?" olmalı. Bu değerlendirmeyi yapılandırmak için KOBİ ERP seçim rehberi: 10 kriter yazısındaki puanlama yaklaşımı işinize yarar.

Faktörleri ve gizli kalemleri gördüğünüze göre, bir sonraki adım kendi durumunuzu netleştirmek. Kaç kişinin aynı anda sisteme gireceğini ve hangi modülleri gerçekten kullanacağınızı belirleyin; ardından iki-üç firmadan aynı kapsamda, kalemlere ayrılmış teklif isteyin. Ürünlerin kapsamına ve modüllere ERP ürünlerimiz sayfasından göz atabilir, konuyu bütünüyle görmek için ERP yazılımı ana rehberine dönebilirsiniz.