Cari Hesap Takibi Nasıl Yapılır?

Çoğu işletmede tahsilat sorunu, müşterinin ödemek istememesinden değil, ödemesi gerektiğinin kimse tarafından hatırlanmamasından doğar. Vadesi 12 Mart olan bir fatura, 20 Nisan'a kadar kimsenin ekranına düşmezse, o alacak "unutulmuş" bir alacaktır. Cari hesap takibi tam da bu boşluğu kapatmakla ilgilidir: her müşterinin ve tedarikçinin hesabını, kuruşu kuruşuna ve gününü gününe bilmek.

Bu rehberde cari hesabı sıfırdan ele alıyoruz. Cari kartın ne olduğundan başlayıp borç-alacak mantığına, vade ve yaşlandırma takibine, dönem sonu mutabakatına ve en kritik soruya geliyoruz: bunu Excel ile mi, yoksa bir sistemle mi yapmalısınız?

Cari Hesap

İşletmenizin bir müşteri, tedarikçi ya da başka bir tarafla arasındaki borç-alacak ilişkisinin kayıt altına alındığı hesaptır. Her faturayla borç artar veya alacak doğar, her tahsilat/ödemeyle bakiye kapanır. Kısaca cari hesap, "bu firmayla aramda şu an kaç para var?" sorusunun canlı yanıtıdır.

Cari kart: takibin başladığı yer

Cari hesap takibinin temeli cari karttır. Cari kart, bir müşteri ya da tedarikçinin kimlik kartı gibidir: unvanı, vergi dairesi ve vergi/TC kimlik numarası, adresi, iletişim bilgileri, varsayılan vade süresi ve varsa risk limiti burada tutulur. Her fatura, her tahsilat, her iade bu karta bağlanır. Kart ne kadar temiz ve eksiksizse, takip o kadar sağlıklı olur.

Sahada en sık karşılaştığım hata, aynı firma için birden çok cari kart açılmasıdır. "Ahmet Tekstil", "Ahmet Tekstil Ltd." ve "A. Tekstil" adıyla üç ayrı kart varsa, o firmanın gerçek bakiyesini kimse bilemez. Bu yüzden kart açarken tek bir kural koyun: unvan yerine vergi numarasını tekil kimlik olarak kullanın. Aynı vergi numarası ikinci kez giriliyorsa sistem sizi uyarmalı.

Borç ve alacak mantığı: yön karışmasın

Cari hesabın en çok kafa karıştıran yanı borç-alacak yönüdür. Basit tutalım. Bir müşteriye mal sattığınızda o size borçlanır; müşterinin cari hesabı borç tarafında büyür. Müşteri ödeme yaptığında bu borç kapanır, alacak tarafına kayıt düşer. Tedarikçide yön terstir: siz ondan mal aldığınızda ona borçlanırsınız.

Bir müşterinin bakiyesi "borç" bakiye veriyorsa, o firma size para borçludur; yani tahsil etmeniz gereken bir alacağınız vardır. Bakiye "alacak" tarafındaysa ya fazla ödeme almışsınızdır ya da avans girmiştir. Bu yön mantığını bir kez oturttuğunuzda, cari ekstresine baktığınızda ne olup bittiğini anında okursunuz.

Vade takibi: paranın zamanında dönmesi

Alacağın var olması yetmez; ne zaman tahsil edileceğinin de belli olması gerekir. Vade takibi, her faturanın son ödeme tarihini izlemek ve gününde tahsilat için harekete geçmektir. İşin can alıcı noktası şu: vade takibi geçmişe değil, geleceğe bakan bir iştir. "Kimin vadesi geçti?" sorusu kadar "önümüzdeki 7 günde kimden ne tahsil edeceğim?" sorusu da önemlidir, çünkü nakit akışınızı bu ikincisi belirler.

Cari kartta varsayılan vade tanımlıysa, fatura kesildiği an son ödeme tarihi hesaplanır. Buradan sonra ihtiyacınız olan şey, vadesi yaklaşan ve geçen faturaları otomatik önünüze getiren bir görünümdür. Bir müşterinin 3 farklı faturasından biri vadesinde, biri gecikmiş, biri henüz vadesi gelmemiş olabilir; iyi bir takip bunları tek tek ayırır, hepsini "toplam borç" diye tek rakama gömmez.

Cari yaşlandırma: alacağın yaşını bilmek

Yaşlandırma (aging), açık alacaklarınızı vadelerine göre yaş gruplarına ayıran rapordur ve cari takibin en değerli aracıdır. Toplam alacağınızın 500 bin TL olması tek başına bir şey söylemez. Bu 500 binin ne kadarı henüz vadesi gelmemiş, ne kadarı 1-30 gün, ne kadarı 30-60 gün, ne kadarı 90 günü aşkın gecikmede? İşte asıl tabloyu bu ayrım gösterir.

Yaşlandırma neden bu kadar önemli? Çünkü bir alacak ne kadar yaşlanırsa, tahsil edilme ihtimali o kadar düşer. 90 günü geçmiş bir alacak artık "riskli" kutusuna girer ve farklı bir yönetim gerektirir. Yaşlandırma raporu, hangi müşteriye baskı yapmanız, hangisiyle vade yapılandırması konuşmanız, hangisini hukuka devretmeniz gerektiğini net biçimde önünüze koyar.

Cari mutabakat: rakamları karşı tarafla eşitlemek

Mutabakat, sizin kayıtlarınızdaki bakiye ile karşı tarafın kayıtlarındaki bakiyenin aynı olup olmadığını karşılıklı teyit etme işlemidir. Sizin defterinizde bir müşteri 40.000 TL borçlu görünürken, müşteri kendi kayıtlarında 34.000 TL borç görebilir. Aradaki 6.000 TL'lik fark; unutulan bir fatura, iki kez girilen bir ödeme ya da yanlış cari karta düşen bir tahsilattan kaynaklanır.

Türkiye'de mutabakat çoğunlukla dönem sonlarında, özellikle yıl kapanışında yapılır. Bakiye mutabakatı (BA/BS formlarıyla da ilişkili) ve cari ekstre gönderimi bu sürecin parçasıdır. Karşı tarafa ekstrenizi gönderir, "sizde de böyle mi?" diye sorarsınız. Farklar tespit edilip düzeltilmeden kapanan bir dönem, ertesi yıl daha büyük bir baş ağrısı olarak geri döner.

1. 1

   Ekstreyi hazırlayın

   İlgili dönem için müşteri/tedarikçi cari ekstresini çıkarın: tüm faturalar, tahsilatlar, iadeler ve dönem sonu bakiyesi kalem kalem görünsün.

2. 2

   Karşı tarafa iletin

   Ekstreyi ve dönem sonu bakiyesini karşı tarafa gönderin, kendi kayıtlarıyla karşılaştırıp teyit etmesini isteyin. e-posta yeterlidir ama yazılı kayıt kalsın.

3. 3

   Farkları ayıklayın

   Bakiyeler tutmuyorsa farkı doğuran hareketi bulun: eksik fatura, mükerrer kayıt, yanlış cariye düşen tahsilat ya da tarih/tutar hatası.

4. 4

   Düzeltip mühürleyin

   Hatalı kaydı düzeltin, iki taraf da aynı bakiyede buluşunca mutabakatı yazılı olarak kayda geçirin. Dönemi ancak bundan sonra kapatın.

Excel ile cari takip: nereye kadar yeter?

Cari hesabı Excel'de takip etmek, işletmeler için doğal bir başlangıçtır. Birkaç müşteriniz varsa, tek bir tablo işinizi görür. Ama Excel'in duvarına çarpmak sandığınızdan hızlı olur. Sorun formül bilmemekte değil; Excel yapısı gereği tek kişilik, kopuk ve doğrulanmamış bir ortamdır.

Somutlaştıralım. Fatura kesildiğinde birinin Excel'e elle satır eklemesi gerekir; unutulursa o alacak hiç var olmamış gibi olur. Aynı dosyayı muhasebe de satış da açıyorsa, kim hangi kopyayı güncelledi belli olmaz. Vadesi yaklaşan faturaları otomatik öne çıkaran bir uyarı yoktur; birinin her sabah dosyayı süzmesi gerekir. Ve en tehlikelisi: bir hücreyi yanlışlıkla silen kişiyi kimse fark etmez.

Kaba bir eşik vermek gerekirse: cari kart sayınız 50'yi, aylık fatura hacminiz birkaç yüzü geçtiyse ve bu bilgiye birden fazla kişi eş zamanlı ihtiyaç duyuyorsa, Excel artık sizi yavaşlatmaya başlamıştır. Bu noktada bir ön muhasebe programı ile ERP arasındaki farkı netleştirmek ve ihtiyacınıza uygun olanı seçmek mantıklı olur.

Cari takibi bir sistemde yürütmenin farkı

Bir ERP ya da ön muhasebe programında cari hesap, kendi başına duran bir tablo değildir; satış, tahsilat, stok ve e-dönüşüm süreçlerinin kesiştiği canlı bir merkezdir. Satış faturası kesildiği an cari borç doğar, e-Fatura veya e-Arşiv olarak GİB'e gider, stoktan düşer ve müşterinin ekstresine işler. Tek işlem, dört yeri aynı anda günceller. Elle senkron tutma derdi ortadan kalkar.

e-dönüşüm bağı burada özellikle önemli. Kestiğiniz her e-Fatura ile cari hareket birebir eşleşir; gelen tedarikçi faturaları özel entegratör üzerinden sisteme düşerek tedarikçi carinizi otomatik borçlandırır. Böylece hem GİB uyumunuz hem cari kaydınız tek elden yürür. Bu tarafın ayrıntısını e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye entegrasyonu yazısında ele aldık.

Sağlıklı cari takibi için pratik alışkanlıklar

• Her cari kartı vergi numarası üzerinden tekilleştirin; mükerrer kart açılmasına izin vermeyin.
• Varsayılan vade ve risk limitini kart açılırken tanımlayın, faturaya bırakmayın.
• Vadeyi ay sonunda değil, her gün izleyin; gecikmeyi geç değil erken görün.
• Yaşlandırma raporunu haftalık okuyun ve 60 günü aşan dilime öncelik verin.
• Büyük carilerle en az üç ayda bir mutabakat yapın, farkı küçükken çözün.